Phil Admin

Phil Admin ist eine responsive Browser-Anwendung, die auf PCs, Laptops, Tablets und Smartphones jedes Betriebssystems genutzt werden kann. Sie stellt Professuren, Dozierenden und Verwaltungsmitarbeitenden u.a. folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

  • Sprechstundenverwaltung
    • Komfortables Einpflegen und Bearbeiten von Terminserien für selbst festlegbare Themenbereiche – mit flexibel definierbaren Zeiträumen, Wochentagen, Start-/Endzeiten, Sprechstunden-Slotdauern, Pausen und zugehörigen Videomeeting-Links
    • Zuordnung von Sprechstundenterminen zu Organisationseinheiten und Teams (Abteilungen, Gruppen)
    • Möglichkeit zur Datenpflege für Professuren und Dozierende durch Vertretungen und Sekretariate
    • Frei festlegbare Maximalanzahl von Teilnehmenden zur Durchführung von sowohl Einzel- als auch Gruppensprechstunden
    • Hinterlegung von Informationstexten für die Teilnehmenden
    • Persönliche Tagesübersicht der verfügbaren und gebuchten Sprechstunden, mit Anzeige der Teilnehmenden, deren Kontaktdaten und gewünschten Gesprächsthemen
    • Automatische E-Mail Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen (u.a. bei Buchung und Stornierung von Sprechstunden) und für tägliche Terminerinnerungen
    • Direktes Starten von Videosprechstunden aus dem Web-Interface heraus
  • (Lehr)Veranstaltungs- und Raumeinpflege zur Erfassung von digitalen Anwesenheitslisten
    • Hinterlegen von Soll-Teilnehmendenzahlen
    • Automatische Generierung von QR-Codes und zugehörigen Webformular-Links im Browser-Frontend
    • Simpler Check-in/-out der Studierenden per integriertem QR-Code-Scan in der Phil App oder alternativ mit anderen QR-Scan-Tools (per verlinktem Webformular)
    • Speichern von Timestamps der Check-ins/-outs
    • Excel-Exportfunktion für Veranstaltungs-Anwesenheitslisten zur weiteren Auswertung
  • Verwaltung und prozessbasierte Abarbeitung von Anmeldungen zu Prüfungen, Abschlüssen und Diplomfeiern
  • Unterschiedliche Berechtigungsstufen zum Zugriff auf Tools und Daten
    • Definition von u.a. Organisationseinheiten- und Team-Admins mit entsprechend erweitertem Datenzugriff

Die Studierenden greifen mit der Phil App auf die bereitgestellten Daten zu, buchen die per Phil Admin eingepflegten Sprechstunden, treten den vereinbarten Videomeetings bei, checken per QR-Code-Scan in hinterlegte Veranstaltungen und Räume ein und melden sich zu Prüfungen und Abschlüssen an.

Kurzanleitungen

Die nachfolgenden Kurzanleitungen sollten vor der ersten Nutzung von Phil Admin unbedingt gelesen werden, da sie wichtige Informationen zur korrekten und sinnvollen Nutzung der darin bereitgestellten Tools enthalten.

Registration

Neue Phil Admin User registrieren sich zunächst auf dem Link https://phil.back4app.io/admin zur Nutzung der Web App. Nach Registrierung erhalten sie eine automatische E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach Aufruf des Links ist der Registrierungsprozess abgeschlossen, es besteht jedoch noch kein Zugriff auf die Tools der Web App.

Hierzu muss der App-Administrator1 (welcher vom System automatisch über die Neuregistrierung informiert wird) zunächst eine Autorisierung der registrierten Person vornehmen. Dies kann je nach Person, Organisationseinheit und gewünschten Zugriffsrechten etwas Zeit in Anspruch nehmen, sollte aber an Wochentagen innerhalb eines Tages erfolgen können.

Nach erfolgreicher Autorisierung erhält die neue Nutzerin bzw. der neue Nutzer eine automatische Bestätigungs-Mail und kann sich dann mit den hinterlegten Account-Daten in der Web App anmelden.

Wichtig:
Bei der Eingabe der Benutzerdaten im Registrierungsdialog sollte darauf geachtet werden, sich für die Organisationseinheit der passenden Ebene zu entscheiden. Personen (Professuren, Dozierende, Assistierende bzw. Verwaltungsmitarbeitende), die nur auf Ebene eines bestimmten Fachbereichs tätig sind, sollten auch den zugehörigen Fachbereich wählen und nicht das übergeordnete Departement. Ansonsten erscheinen ihre Sprechstundentermine in der Phil App auch bei Studierenden aller anderen Fachbereiche des Departements. Personen, die fachbereichsübergreifend bzw. departemental tätig sind, wählen wiederum das zugehörige Departement als Organisationseinheit aus.

1 Zu einem späteren Zeitpunkt ist es geplant, die Autorisierung auch durch Organisationseinheiten-Verantwortliche vornehmen zu lassen.

Termine erstellen
Termine erstellen
Termine erstellen

Hier können sowohl ganze Terminserien (mit vielen Sprechstundenslots) als auch Einzeltermine für Professuren, Dozierende und beliebige Personen aus den Verwaltungseinheiten erstellt und bearbeitet werden. Zudem ist es möglich, bestehende Serien zu erweitern, mit bestimmten Inhalten zu aktualisieren und sämtliche oder einzelne Termine der Serie zu löschen. Aber auch eine (temporäre) Deaktivierung von Terminen ist möglich – deaktivierte Termine erscheinen nicht in der Mobile App der Studierenden bzw. können nicht mehr gebucht werden.

Zur Umsetzung von Sprechstunden als Videomeetings können die zugehörigen Weblinks (z.B. unibas.zoom-Links) als Besprechungsort hinterlegt werden. Dies ermöglicht einen direkten Aufruf des Videomeetings aus dem User Interface des Phil Admin und der Phil App heraus.

Durch Eingabe von maximalen Teilnehmendenzahlen können sowohl Einzel- als auch Gruppensprechstunden hinterlegt werden. Wenn eine Sprechstunde mit der zugehörigen Maximalanzahl an Teilnehmenden ausgebucht ist, können über die Phil App keine weiteren Buchungen mehr dafür erfolgen.

Wenn für zu löschende Termine bereits Buchungen vorliegen, warnt das System automatisch und bietet eine Stornierungsfunktion mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung der Teilnehmenden an. Hierzu kann vor der Stornierung ein freier Absagetext eingegeben werden.

Weiterhin ist das Anlegen von manuellen Sprechstundenbuchungen möglich – z.B. für Studierende, welche nicht über die Phil App verfügen und Sprechstunden telefonisch oder per Mail bei den zuständigen Personen buchen. Und das gilt selbstverständlich auch für Studieninteressierte und uni-externe Personen ohne unibas-Mailaccount.
Durch diese Option zur manuellen Eingabe können somit sämtliche Sprechstunden aller Organisationseinheiten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden. Auch die manuell hinterlegten Teilnehmenden profitieren von den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen des Systems.

Die Serien-/Termineingabe ist – je nach eigener Berechtigungsstufe und Organisationseinheiten-/Teamzugehörigkeit – für die eigene Person, die Mitglieder des eigenen Teams und alle Personen der eigenen Organisationseinheit (inkl. aller zugehöriger Untereinheiten) möglich. So können Sekretariate z.B. die Termine für Ihre Professuren eingeben und beliebige Verwaltungskonzepte innerhalb von Departementen und Fachbereichen verwirklicht werden.

Wichtig:

  • Bevor Sprechstundentermine für andere Personen (z.B. Professuren) angelegt werden können, müssen diese zunächst als User in Phil Admin registriert und autorisiert worden sein.
  • Beim Hinterlegen von Videolinks als Besprechungsort ist darauf zu achten, nur den Link selbst in das Eingabefeld einzufügen (also unbedingt auf Zusätze wie z.B. "Zoom-Link:" verzichten). Ansonsten können die Studierenden in der Phil App nicht vom Vorteil des direkten Aufrufs des Videomeetings aus dem User Interface heraus profitieren.
Vorbereiten und durchführen
Vorbereiten und durchführen
Vorbereiten und durchführen
Vorbereiten und durchführen

Die Übersicht dient den Sprechstundenanbieterinnen und -anbietern (Professuren, Dozierende, Studienadministration etc.) als persönliche Übersicht über die Termine des heutigen und morgigen Tages, sowie der nachfolgenden Tage. Über den Link https://phil.back4app.io/admin-cons kann diese Ansicht auch direkt (ohne Umweg über das Admin-Portal) aufgerufen werden. Es wird daher die Speicherung des Links als Browser-Bookmark bzw. Favoriten-Seite empfohlen.

Gebuchte Sprechstunden und deren Teilnehmende inkl. Themen und Kontaktdaten sind einfach ersichtlich und es stehen pro Terminslot und Gesprächsperson Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Videomeetings können direkt mit z.B. hinterlegten Zoom-Links gestartet werden.

Es können sowohl ganze Sprechstundenslots als auch einzelne Buchungen storniert werden – inkl. Nachricht an die Teilnehmenden.

Weiterhin ist das Anlegen von manuellen Sprechstundenbuchungen möglich – für Studierende, welche nicht über die Phil App verfügen und Sprechstunden z.B. telefonisch oder per Mail bei den zuständigen Personen buchen. Durch die manuelle Eingabe im Phil Admin können trotzdem alle Sprechstunden zentral verwaltet werden. Zudem profitieren die hier manuell hinterlegten Teilnehmenden auch von den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen des Systems – inkl. den darin enthaltenen Videomeeting-Links.

Wichtig:
Die Übersicht ist nur von den jeweiligen Sprechstundenanbieterinnen und -anbietern selbst einsehbar. Verwaltungsmitarbeitende, welche z.B. für die Professuren einer Organisationseinheit deren Termine verwalten möchten, können dies ausschliesslich in der Ansicht Termine verwalten tun.

Veranstaltungen Übersicht

Mit diesem Modul können digitale Anwesenheitslisten für eigene (Lehr-)Veranstaltungen geführt und ausgewertet werden.

Die Veranstaltungen können sowohl als Einzel- als auch Serientermine (täglich, wöchentlich, monatlich) eingegeben werden. Sie werden in einer Übersicht dargestellt – aufgeteilt nach Veranstaltungen des aktuellen Tages sowie kommenden und vergangenen Veranstaltungen.

Veranstaltungen QR-Code

Zu jeder Veranstaltung des aktuellen Tages kann durch Klick auf das entsprechende Icon ein zugehöriger QR-Code angezeigt werden.

Die bzw. der Dozierende kann diesen Code z.B. zum Start der Lehrveranstaltung auf die Leinwand projizieren oder (bei Videomeetings) den Teilnehmenden per Screenshare-Funktion übermitteln. Diese scannen den Code mit der Phil App oder einer beliebigen QR-Scan-Funktion ihres Smartphones und können sich damit in die Veranstaltung einchecken.

Wenn nicht die integrierte QR-Scan-Funktion der App genutzt wird, lädt im Smartphone-Browser der jew. Teilnehmenden (nach erfolgtem QR-Scan per externem Tool) ein Web-Formular, in welchem die erforderlichen Angaben manuell vorgenommen werden müssen. Die App bietet somit einen klaren Vorteil, da der Check-in keine manuellen Eingaben erfordert und automatisch auf die bereits hinterlegten Profildaten der User zugreift.

Veranstaltungen Teilnehmende

Während und nach jeder Veranstaltung kann (nach Klick auf das Aktualisierungs-Symbol) jederzeit die Liste der eingecheckten Personen angezeigt werden. Zudem steht eine Excel-Exportfunktion zur Verfügung, mit der alle Personen (Vorname, Nachname) und deren Anwesenheiten zu den jeweiligen Veranstaltungen eines festgelegten Zeitraums auf den eigenen Rechner geladen werden können – zur weiteren Auswertung und Ablage.